Faktura - Opret ny faktura

Område: Administration → Regnskab → Faktura 

Denne vejledning beskriver, hvordan I opretter en almindelig faktura i Zakobo administrationen.

Gå til Administration → Regnskab → Faktura og klik på Opret ny faktura.

Vælg kunde

Start med at vælge, hvem fakturaen skal sendes til.

I kan vælge mellem medlemmer/profiler i Zakobo og kunder, der er oprettet under Administration → Regnskab → Kundekartotek.

Når kunden vælges, henter Zakobo automatisk de relevante kundeoplysninger, eksempelvis navn, adresse og eventuelle virksomhedsoplysninger.

EAN-fakturering

Hvis kunden skal modtage fakturaen elektronisk via EAN, skal kunden have de nødvendige EAN/GLN- og virksomhedsoplysninger registreret.

Fakturaoplysninger

På fakturaen kan I blandt andet se og angive:

• Fakturadato – som standard foreslås dags dato.
• Fakturanummer – tildeles automatisk af Zakobo.
• Overskrift – en kort overskrift til fakturaen.
• Kommentar – en uddybende tekst om fakturaens indhold.

Fakturalinjer

Fakturalinjerne angiver, hvad kunden faktureres for.

En fakturalinje kan blandt andet indeholde:

• Beskrivelse – navnet på varen eller ydelsen.
• Vare – vælg eventuelt en tidligere oprettet standardvare.
• Antal – hvor mange enheder der faktureres.
• Enhed – eksempelvis stk. eller timer.
• Konto – hvilken konto i regnskabet beløbet skal bogføres på.
• Stk. pris – prisen pr. enhed inklusive moms.
• Rabat – eventuel rabat på linjen.
• Pris – den beregnede pris for hele linjen.

Klik på Ny linje, hvis fakturaen skal indeholde flere varer eller ydelser.

Fakturaens subtotal, moms og samlede beløb opdateres automatisk, når I ændrer linjerne.

Betalingsbetingelser

Fakturaens betalingsbetingelser beregnes ud fra opsætningen på kunden eller de generelle fakturaindstillinger.

Betalingsbetingelser for en bestemt kunde kan ændres under Administration → Regnskab → Kundekartotek.

De generelle fakturaindstillinger findes under Administration → Indstillinger → Generelle indstillinger → Faktura standardopsætning.

Foreningsoplysninger og logo

Fakturaen benytter automatisk organisationens oplysninger og logo fra Zakobos opsætning.

Disse oplysninger vedligeholdes under Administration → Indstillinger → Klub information.

Gem eller godkend fakturaen

Nederst i fakturavinduet findes tre muligheder:

• Godkend & Send – fakturaen godkendes, bogføres og sendes til kunden via mail.
• Godkend – fakturaen godkendes og bogføres uden at blive sendt via mail.
• Gem kladde – fakturaen gemmes som kladde og kan fortsat redigeres.

Dimensionsregnskab

Hvis jeres regnskab benytter dimensioner, kan fakturalinjerne også tilknyttes relevante dimensioner under oprettelsen.

Send faktura som EAN

EAN-afsendelse foretages efterfølgende fra Fakturaoversigten. Åbn fakturaens Handlinger og vælg EAN-handlingen.

Se hjælpeartiklen Faktura – EAN for en komplet gennemgang.