Her klikker i for at oprette en ny faktura. Når i har klikket på "Opret ny faktura" vil i blive mødt med følgende pop-up:
1: Vælg kunde
Her vælger i hvem der skal modtage fakturaen. I kan både vælge mellem profiler oprettet i systemet eller kunder i har oprettet i jeres kundekartotek (kundekartoteket findes under Regnskab -> Kundekartotek).
Når i har valgt en kunde indsætter systemet automatisk kundens informationer i form af adresse og evt CVR/EAN hvis det er et firma.
Zakobo er ikke koblet direkte med EAN-systemet, så husk at send fakturaen, som er oprettet i Zakobo, gennem eksempelvis virk.dk.
2: Foreningslogo
Her trækker systemet det logo der er lagt op i jeres system, for at rette denne skal i over under Indstillinger -> Klub information -> og vedhæfte det nye logo der.
3: Dato
Her sætter i hvornår fakturaen er oprettet, som standard foreslår systemet dagsdato. Skulle i ønske at ændre dette vil forfaldesdatoen også opdatere sig selv automatisk.
4: Fakturanr.
Her kan i se hvilket nummer denne faktura vil få. Systemet indsætter selv det næste tilgængelige tal ind her og dette er ikke noget i selv kan rette til.
5: Kommentar & Overskrift
Her kan i tilføje en kommentar til fakturaen, dette er typisk brugt til at give et kort resume af hvad fakturaen sendes for.
Dette kan f.eks være "Arbejde udført i Hal A af Bent hansen".
6: Fakturalinjer
Her tilføjer i produkterne der er tilknyttet den faktura i er ved at oprette.
Hvert enkel punkt har følgende funktion:
- Beskrivelse- Her indsætter i navnet på produktet f.eks "T-shirt str Large"
- Vare - Her har i mulighed for at vælge jeres vare oprettet i Shop eller under faktura vare. Dette gør at i ikke skal udfylde samme information flere gange hvis i benytter samme produkter ofte.
- Antal & Enhed- Her sætter i antallet og hvad enheden er, f.eks "2 stk." eller "4 timer."
- Konto - Her vælger i hvilken konto i regnskabet produktet skal bogføres på. For at ændre det forud valgte skal i bare klikke på kontonavnet markeret med blåt.
- Stk. pris - Her sætter i Stk. prisen på jeres produkt inkl moms.
- Rabat % - Her har i mulighed for at sætte en rabat i procent på det enkelte produkt.
- Pris - Her er den samlede pris vist for hele faktura linjen.
7: Ny linje
Her kan i klikke for at tilføje en ny produktlinje. Linjen vil blive lagt i bunden af listen.
8: Faktura total
Her vises det samlede beløb af fakturaen, inkl Subtotal og hvor meget af beløbet er moms. Dette beløb opdateres automatisk som i fortagere ændringer i produktlinjerne.
9: Betalingsbetingelser
Her vises betalingsbetingelserne for den faktura i er ved at oprette. Sytemet udregner selv dette ved hjælp af de informationer der er angivet ved hver enkelt kunde oprettet eller de generelle indstillinger for medlemmer.
For at rette betalingsbetingelserne til for en kunde skal i finde kunden i ønsker at rette til for under Regnskab -> Kundekartotek.
Ønsker i derimod at rette de generelle betalingsbetingelser for medlemmer skal i navigere til Indstillinger -> Generelle indstillinger -> Faktura standardopsætning. Det er også herunder i sætter Regnr. og Kontonr.
10: Foreningsinformation
Her vises jeres informationer. Disse informationer trækkes automatisk fra klub information som i finder under Indstillinger -> Klub information.
11: Godkend & Send
Når i klikker her gemmes og godkendes fakturaen i jeres regnskab. Derefter sendes fakturaen til kunden/medlemmet via mail.
12: Godkend
Når i klikker her gemmes og godkendes fakturaen i jeres regnskab.
13: Gem kladde
Når i klikker jer vil fakturaen blive gemt i jeres regnskab, men i vil have mulighed for at redigere i fakturan før den godkendes.
Dimensions regnskab i en faktura
Hvis i køre dimensions regnskab kan i her tildele en dimension til en faktura.