Fakturavarer

Område: Administration → Regnskab → Faktura 

Fakturavarer bruges til at gemme standardoplysninger for varer og ydelser, som I ofte benytter på fakturaer.

I stedet for at indtaste navn, pris, enhed og regnskabskonto manuelt hver gang, kan I oprette varen én gang og efterfølgende vælge den direkte på en fakturalinje.

Åbn Fakturavarer

Gå til Administration → Regnskab → Faktura.

Klik på Faktura vare øverst på siden.

Fakturavare-vinduet

Vinduet er opdelt i to områder:

• Fakturavare til venstre, hvor I opretter eller redigerer en vare.
• Bibliotek til højre, hvor alle eksisterende fakturavarer kan søges, redigeres, duplikeres eller slettes.

Opret en fakturavare

Udfyld standardoplysningerne i formularen til venstre.

Navn

Angiv varens eller ydelsens navn.

Navnet bruges som beskrivelse på fakturalinjen, når varen vælges på en faktura.

Eksempler kan være:

• Sponsorbidrag
• Kontingent
• Lokaleleje
• Træningsgebyr
• Annonce

Varekode

Varekoden er valgfri og kan bruges som intern reference.

Eksempel:

SPONSOR-5000

Standardantal

Angiv det antal, der som standard skal indsættes, når varen vælges på en faktura.

Standardantallet kan efterfølgende ændres på den enkelte faktura.

Enhed

Vælg hvilken enhed varen normalt faktureres i, eksempelvis:

• Stk.
• Timer
• Måned

Pris ekskl. moms

Angiv varens standardpris ekskl. moms.

Hvis den valgte regnskabskonto er momspligtig, beregner Zakobo automatisk momsen og viser den samlede fakturapris i forhåndsvisningen.

Standardkonto

Vælg den indtægtskonto, varen som standard skal bogføres på.

Den valgte konto bestemmer også, hvordan moms behandles på varen.

Standardkommentar

Kommentaren er valgfri og kan bruges som intern reference eller supplerende information til fakturavaren.

Live preview

Nederst i formularen vises en løbende forhåndsvisning af fakturavaren.

Forhåndsvisningen opdateres automatisk, når I ændrer oplysningerne og viser blandt andet:

• varenavn,
• varekode,
• antal og enhed,
• pris pr. enhed,
• valgt regnskabskonto,
• beløb ekskl. moms,
• momsbeløb og momssats,
• samlet fakturapris inkl. moms.

Det gør det muligt at kontrollere både pris og momsopsætning, inden varen gemmes.

Gem fakturavaren

Klik på Gem fakturavare, når oplysningerne er korrekte.

Varen bliver herefter tilføjet til biblioteket med eksisterende fakturavarer og kan vælges ved oprettelse af fakturaer.

Knappen Nulstil rydder formularen, hvis I ønsker at starte forfra.

Bibliotek med eksisterende fakturavarer

Til højre i vinduet vises alle eksisterende fakturavarer.

For hver vare kan I blandt andet se:

• navn,
• eventuel kommentar,
• varekode,
• standardantal og enhed,
• pris,
• standardkonto.

Søgefeltet kan bruges til hurtigt at finde en vare. Søgningen omfatter blandt andet varenavn, varekode, konto og kommentar.

Rediger en fakturavare

Klik på Rediger ud for varen.

Oplysningerne indlæses i formularen til venstre, og overskriften ændres til Rediger fakturavare.

Foretag de ønskede ændringer og klik på Gem ændringer.

Duplikér en fakturavare

Hvis I skal oprette en ny vare, der minder om en eksisterende, behøver I ikke starte helt forfra.

Klik på pilen ved siden af Rediger og vælg Duplikér.

Zakobo kopierer varens oplysninger ind i formularen og markerer den som en kopi. Navnet får automatisk tilføjet - kopi, så det er tydeligt, at der oprettes en ny vare.

Tilpas oplysningerne og klik på Gem fakturavare.

Den oprindelige vare ændres ikke.

Slet en fakturavare

Klik på pilen ved siden af Rediger og vælg Slet.

Zakobo beder om en bekræftelse, inden varen slettes.

Når varen er slettet, kan den ikke længere vælges på nye fakturaer.

Brug en fakturavare på en faktura

Når I efterfølgende opretter eller redigerer en faktura, kan en fakturavare vælges på fakturalinjen.

Zakobo udfylder herefter varens standardoplysninger på linjen, eksempelvis:

• navn/beskrivelse,
• standardantal,
• enhed,
• pris,
• regnskabskonto.

Oplysningerne kan efterfølgende ændres direkte på den enkelte faktura. Det ændrer ikke den gemte fakturavare.

Eksempel

I opretter fakturavaren Sponsorat med følgende oplysninger:

Næste gang I skal sende en sponsorfaktura, vælger I blot Sponsorat på fakturalinjen. Zakobo indsætter standardoplysningerne, hvorefter I kun behøver ændre dem, hvis den konkrete faktura afviger fra standarden.