Område: Administration → Regnskab → Faktura
Når en kunde har betalt en faktura, skal betalingen registreres i Zakobo, så fakturaens udestående og regnskabets posteringer bliver opdateret.
Åbn betalingsvinduet
Gå til Administration → Regnskab → Faktura og find fakturaen.
Klik på Registrer betaling i kolonnen Handlinger.
Zakobo kontrollerer betalingsgrundlaget
Når betalingsvinduet åbnes, henter Zakobo fakturaens oplysninger og kontrollerer blandt andet fakturaens aktuelle udestående og tidligere betalinger.
Herefter vises de oplysninger, der skal bruges til registreringen.
Registrér betalingen
Ved en almindelig fakturabetaling skal I tage stilling til:
- Beløb – det beløb kunden faktisk har indbetalt. Zakobo tager udgangspunkt i fakturaens aktuelle udestående.
- Betalingsdato – den dato pengene blev modtaget.
- Beskrivelse – en valgfri beskrivelse af posteringen.
- Beholdning – den konto pengene reelt er modtaget på, eksempelvis bank eller en anden beholdningskonto.
Hvis kunden kun har betalt en del af fakturaen, kan I registrere en delbetaling. Fakturaen vil herefter fortsat have det resterende beløb som udestående.
Gennemgå bogføringen
Inden betalingen bogføres, viser Zakobo en oversigt over, hvad der bliver registreret.
Kontrollér især:
- det registrerede beløb,
- betalingsdatoen,
- den valgte beholdningskonto,
- fakturaens nye udestående.
Først når oplysningerne er gennemgået og bekræftet, bliver betalingen bogført.
Hvad sker der i regnskabet?
Når en almindelig faktura oprettes og godkendes, står beløbet som et tilgodehavende på debitor/ubetalte fakturaer.
Når betalingen registreres, flyttes det registrerede beløb fra debitor til den beholdningskonto, hvor pengene faktisk er modtaget.
Eksempel
En faktura er på 1.000 kr., og kunden overfører hele beløbet til foreningens bankkonto.
Når betalingen på 1.000 kr. registreres med bankkontoen som beholdning, bliver fakturaens udestående 0 kr., og fakturaen markeres som betalt.
Delbetaling
Hvis kunden eksempelvis kun betaler 400 kr. af en faktura på 1.000 kr., registreres 400 kr. som betaling.
Fakturaen vil derefter fortsat have et udestående på 600 kr. Den resterende betaling kan registreres senere.
Se betalingshistorik
Når der er registreret betalinger på en faktura, kan de ses via Se historik i Handlinger.
Historikken gør det muligt at se tidligere registreringer og følge, hvordan fakturaens udestående er blevet nedbragt.
Betaling og kreditnotaer
Kreditnotaer behandles anderledes end almindelige indbetalinger. Zakobo modregner først kreditnotaen i et eventuelt udestående på den oprindelige faktura. Kun hvis der reelt skal tilbagebetales penge, benyttes en beholdningskonto.
Se hjælpeartiklen Faktura – Kreditnotaer for en komplet gennemgang.