OBS: Funktioner kan variere alt efter, hvilke funktioner der er aktiveret på jeres hold.
Prøvetimeoversigten giver et samlet overblik over klubbens kommende og tidligere prøvetimer. Her kan I følge fremmøde, påmindelser, opfølgninger og se, om en prøvetime efterfølgende har ført til en almindelig holdtilmelding.
Overblik
Øverst på siden vises en række nøgletal, som giver et hurtigt overblik over aktiviteten.
Kommende
Viser antallet af aktive prøvetimer, der endnu ikke er afholdt.
Denne måned
Viser antallet af aktive prøvetimer i den aktuelle måned.
Seneste 90 dage
Viser antallet af afholdte prøvetimer inden for de seneste 90 dage.
Tilmeldt hold efterfølgende
Viser hvor stor en andel af prøvetimerne fra de seneste 90 dage, der efterfølgende er blevet til en almindelig tilmelding på det samme hold.
Visninger og filtre
Oversigten kan skiftes mellem følgende visninger:
- Kommende – aktive prøvetimer, der endnu ikke er afholdt.
- Seneste 90 dage – afholdte prøvetimer fra de seneste 90 dage.
- Alle – både aktive, tidligere og aflyste prøvetimer.
- Aflyste – prøvetimer, der er blevet aflyst.
Derudover kan listen filtreres efter:
- Hold
- Fra- og til-dato
- Fremmøde
- Status på påmindelse
- Status på opfølgning
Holdfilteret er søgbart, så det er muligt hurtigt at finde et bestemt hold.
Oplysninger i oversigten
Hver prøvetime vises som en linje med de vigtigste oplysninger.
- Prøvetime-ID
- Medlem og bruger-ID
- Hold
- Dato og tidspunkt
- Hvornår prøvetimen blev booket
- Status
- Fremmøde
- Påmindelse
- Opfølgning
- Om medlemmet efterfølgende er blevet tilmeldt holdet
Status
En prøvetime kan blandt andet stå som:
- Kommende – prøvetimen ligger frem i tiden.
- Afholdt – prøvetimens sluttidspunkt er passeret.
- Aflyst – prøvetimen er blevet aflyst.
Handlinger
Klik på Se detaljer for at åbne den samlede information om prøvetimen. Pilen ved siden af knappen åbner de øvrige handlinger.
Afhængigt af prøvetimens status kan du blandt andet:
- Se medlemmet
- Gå direkte til holdet
- Sende en påmindelse på en kommende prøvetime
- Sende en opfølgning på en afholdt prøvetime
- Aflyse en kommende prøvetime
Detaljer om prøvetimen
Under Se detaljer vises både oplysninger om selve bookingen og kontaktoplysninger på medlemmet.
Her kan du blandt andet se:
- Medlem og bruger-ID
- Hold
- Dato og tidspunkt
- Bookingtidspunkt
- Prøvetime-status
- Mail og telefon
- Eventuelle ekstra mailadresser
De registrerede mailadresser bruges blandt andet som modtagere ved påmindelser og opfølgninger.
Fremmøde og intern note
Fremmøde
Når en prøvetime er afsluttet, kan fremmødet registreres som:
- Mødt op
- Udeblevet
Indtil prøvetimen er afsluttet står den som Planlagt / ikke registreret. Fremmøderegistreringen gør det lettere senere at skelne mellem gennemførte prøvetimer og udeblivelser.
Intern note
På prøvetimen kan der gemmes en intern note. Den kan eksempelvis bruges til:
- Hvordan prøvetimen gik
- Aftaler om efterfølgende kontakt
- Information til andre administratorer
- Andre relevante bemærkninger
Den interne note er kun synlig i administrationen og bliver ikke sendt til medlemmet.
Påmindelser
Hvis automatisk påmindelse er aktiveret på holdet, forsøger systemet automatisk at sende en påmindelse dagen før prøvetimen.
En administrator kan også sende en påmindelse manuelt via handlingerne på en kommende prøvetime.
Status på påmindelse
- Sendt – systemet har registreret en succesfuld afsendelse.
- Afventer – prøvetimen ligger frem i tiden, og påmindelsen er endnu ikke sendt.
- Fejlet – et afsendelsesforsøg er registreret som fejlet.
- Deaktiveret – automatisk påmindelse er ikke aktiveret på holdet.
- Ikke tracket – der findes ingen dokumenteret afsendelse.
- Historisk – ældre data viser, at systemet tidligere har behandlet opfølgningen, men uden dokumentation for et positivt svar fra mail-systemet.
Opfølgninger
Systemet forsøger automatisk at sende en opfølgning dagen efter prøvetimen.
En administrator kan også sende en opfølgning manuelt på en tidligere prøvetime.
Opfølgningen kan eksempelvis bruges til at hjælpe medlemmet videre til en almindelig tilmelding på holdet.
Kommunikationshistorik
Inde på prøvetimens detaljer findes en samlet historik over registrerede påmindelser og opfølgninger.
For hver registrering kan du se:
- Om det var en påmindelse eller opfølgning
- Status på afsendelsen
- Om beskeden blev sendt automatisk eller af en administrator
- Hvilken dato og tid prøvetimen vedrørte
- Antal modtagere
- Hvornår beskeden blev sendt
Hvis en prøvetime bliver flyttet til en anden dato eller et andet tidspunkt, bevares den tidligere kommunikationshistorik. Den nye dato og tid behandles som den aktuelle version af prøvetimen.
Historisk status
Ældre prøvetimer kan stå med Historisk.
Det skyldes, at det tidligere system kun registrerede, at en opfølgning var blevet behandlet. Det kunne ikke dokumentere, om mail-systemet faktisk havde accepteret afsendelsen.
Nye påmindelser og opfølgninger bliver derfor registreret mere detaljeret.
Tilmeldt hold efterfølgende
Kolonnen Tilmeldt hold viser, om medlemmet efter prøvetimen er blevet almindeligt tilmeldt det samme hold.
Funktionen kan bruges som en enkel indikator på, hvor mange prøvetimer der efterfølgende fører til en almindelig holdtilmelding.
Nøgletallet øverst på siden beregner denne andel for de seneste 90 dage.
Aflys prøvetime
En kommende prøvetime kan aflyses via handlingerne i oversigten.
Den aflyste prøvetime fjernes fra de aktive prøvetimer, men historikken bevares, så den fortsat kan findes under Aflyste eller Alle.
Et godt tip
Brug fremmøderegistrering og interne noter løbende. Det giver et bedre historisk overblik og gør det nemmere for flere administratorer at følge op på potentielle nye medlemmer.
Filtrene på påmindelse, opfølgning og fremmøde kan samtidig bruges til hurtigt at finde prøvetimer, som kræver handling.