Gå til hovedindhold

Faktura - EAN

Martin Brink Madsen
  • Opdateret

Område: Administration → Regnskab → Faktura 

Zakobo kan sende fakturaer elektronisk via EAN/GLN gennem Nemhandel. E-fakturering bruges typisk ved fakturering af kommuner, offentlige institutioner og virksomheder, som modtager elektroniske fakturaer.

EAN-fakturering er et tilvalg i Zakobo.

Hvis jeres forening eller organisation ønsker at benytte E-fakturering, skal I kontakte Zakobo Support på support@zakobo.dk for at få funktionen aktiveret.

Før du kan sende en E-faktura

Modtageren skal være oprettet som kunde i Zakobos kundekartotek, og de nødvendige oplysninger til E-fakturering skal være registreret på kunden.

Det gælder blandt andet:

  • EAN/GLN-nummer – modtagerens 13-cifrede elektroniske adresse.
  • CVR-nummer – kundens CVR-nummer.
  • Navn og adresse på kunden.

EAN/GLN-nummeret skal tilhøre en modtager, som er registreret til at modtage fakturaer via Nemhandel.

Et gyldigt 13-cifret EAN/GLN-nummer er ikke nødvendigvis ensbetydende med, at modtageren er registreret på Nemhandel. Hvis modtageren ikke kan modtage dokumenttypen, vil Zakobo vise den fejl, der returneres fra E-fakturasystemet.

Sådan sender du en faktura som E-faktura

  1. Gå til Administration → Regnskab → Faktura.
  2. Find den faktura, du ønsker at sende.
  3. Klik på knappen Send E-faktura (EAN) .

Zakobo kontrollerer fakturaen før afsendelse

Når vinduet til E-fakturering åbnes, sender Zakobo ikke fakturaen med det samme. Først gennemføres en række kontroller.

Zakobo kontrollerer blandt andet:

  • at fakturaen kan findes,
  • at kundeoplysningerne kan hentes,
  • at kunden har et gyldigt EAN/GLN-nummer,
  • at de nødvendige oplysninger til E-fakturering er opsat,
  • at fakturaens OIOUBL-dokument kan opbygges,
  • at fakturalinjer, moms og totalbeløb kan behandles.

Du kan følge kontrollerne direkte i vinduet. En gennemført kontrol markeres, mens en eventuel fejl vises med en beskrivelse af problemet.

Kontrollér oplysningerne inden afsendelse

Når alle kontroller er gennemført, viser Zakobo en oversigt over den E-faktura, der er klar til afsendelse.

Her kan du blandt andet kontrollere:

  • fakturanummer,
  • kundenavn,
  • EAN/GLN-nummer,
  • fakturadato,
  • forfaldsdato,
  • antal fakturalinjer,
  • beløb ekskl. moms,
  • moms,
  • samlet fakturabeløb.

Fakturaen bliver først sendt, når du efter kontrollen klikker på Send E-faktura.

Det betyder, at du trygt kan åbne vinduet og kontrollere oplysningerne. Fakturaen sendes ikke blot ved at åbne EAN-vinduet.

Afsendelse

Når du klikker på Send E-faktura, opretter Zakobo fakturaen i det elektroniske OIOUBL-format og afleverer den til E-fakturatjenesten, som videresender dokumentet gennem Nemhandel.

Hvis afsendelsen accepteres, viser Zakobo en grøn bekræftelse i vinduet.

Hvis fakturaen ikke kan sendes

Hvis der opstår et problem, vises fejlen direkte i EAN-vinduet.

Typiske årsager kan eksempelvis være:

  • kunden mangler EAN/GLN-nummer,
  • EAN/GLN-nummeret har forkert format,
  • kunden mangler nødvendige virksomhedsoplysninger,
  • modtageren er ikke registreret på Nemhandel,
  • modtageren understøtter ikke den pågældende dokumenttype,
  • der mangler oplysninger i opsætningen af E-fakturering.

Ved fejl fra Nemhandel eller E-fakturatjenesten forsøger Zakobo at vise den konkrete fejlbesked, så det er lettere at identificere problemet.

Eksempel: Modtageren er ikke registreret på Nemhandel

Hvis EAN/GLN-nummeret findes på kunden, men modtageren ikke er registreret til at modtage elektroniske fakturaer via Nemhandel, kan du eksempelvis få en besked om, at dokumentmodtageren ikke er registreret på dokumentnetværket.

I dette tilfælde skal EAN/GLN-oplysningerne kontrolleres hos modtageren.

Almindelig faktura og E-faktura

EAN-afsendelsen tager udgangspunkt i den faktura, der allerede er oprettet i Zakobo. Fakturalinjer, priser, moms, datoer og kundeoplysninger anvendes til at opbygge det elektroniske fakturadokument.

E-fakturering er derfor en alternativ måde at sende den eksisterende faktura på – selve fakturaen oprettes fortsat fra Administration → Regnskab → Faktura.

Har I ikke EAN-fakturering endnu?

EAN-fakturering er et tilvalgsmodul og skal aktiveres af Zakobo.

Kontakt support@zakobo.dk hvis jeres forening eller organisation ønsker adgang til at sende E-fakturaer via EAN/GLN og Nemhandel.