Selvbetjent holdflytning fra en ventelisteinvitation

Med selvbetjent holdflytning kan et medlem bruge en invitation fra ventelisten til at erstatte en eksisterende holdtilmelding med en plads på det tilbudte hold. Medlemmet vælger selv, hvilket af sine egnede hold der skal erstattes, og bekræfter flytningen på hjemmesiden.

Denne vejledning er til administratorer, der skal sætte funktionen op og hjælpe medlemmer med at bruge den.

Før I går i gang

Klubben skal have adgang til funktionen via Zakobo, før indstillingerne vises. Kontakt Zakobo Support, hvis I ønsker adgang eller mangler indstillingerne beskrevet nedenfor.

Funktionen bruges, når et medlem har fået en aktiv invitation til en plads fra ventelisten. Det er ikke nok blot at stå på venteliste.

1. Vælg klubbens standardindstillinger

1. Åbn Generelle indstillinger → Venteliste.
2. Find Selvbetjent holdflytning fra venteliste.
3. Vælg, om Tillad selvbetjent flytning skal være slået til eller fra.
4. Vælg, om I ønsker Merbetaling ved dyrere hold. Denne indstilling gælder sæsonhold betalt samlet. Se betalingsreglerne nedenfor.
5. Gem ændringerne.

Klubbens standard gælder både nye og eksisterende hold, som bruger klubbens indstillinger. Standardvalget er, at selvbetjent flytning er slået fra, og at der ikke opkræves merbetaling.

2. Tilpas indstillingerne på det enkelte hold

1. Åbn redigeringen af holdet under Hold & Kontingent.
2. Åbn afsnittet Holdflytning fra venteliste.
3. Vælg Brug klubbens indstillinger, Tillad eller Tillad ikke under Tillad selvbetjent flytning.
4. Vælg tilsvarende, om holdet skal følge klubbens regel for prisdifference eller have sin egen regel.
5. Gem ændringerne.

Indstillingerne gælder flytning til dette hold. Ønsker I eksempelvis at tillade medlemmer at flytte til Hold B, er det indstillingerne på Hold B, der afgør, om flytningen er tilladt, og om en eventuel prisdifference skal opkræves.

Et hold kan have sine egne valg, selvom klubbens standard er slået fra. Klubben skal fortsat have adgang til funktionen via Zakobo.

Hvilke tilmeldinger kan flyttes?

Der kan ikke flyttes mellem sæsonhold og abonnementshold. Det afgørende er betalingsformen på de to hold. Et kontingent kan ikke bruges som det hold, der flyttes fra.

Krav til medlemmet og holdene

• Invitationen skal være aktiv og accepteres inden svarfristens udløb. Svarfristen følger klubbens ventelisteindstillinger.
• Den tilmelding, der skal erstattes, skal tilhøre den inviterede profil og være aktiv uden en registreret afmeldingsdato.
• Begge hold skal være aktive, almindelige individuelle hold, og holdenes slutdato må ikke være overskredet.
• Medlemmet skal opfylde destinationsholdets krav til kontingent, alder eller årgang, køn og eventuelt niveau. En invitation tilsidesætter ikke disse krav.
• Medlemmet må ikke allerede være tilmeldt eller have en aktiv reservation på destinationsholdet. En udløbet almindelig kurvereservation blokerer ikke i sig selv.
• Der må ikke allerede være en igangværende flytning, som blokerer den valgte tilmelding eller invitation.
• En profil, der er markeret med restance, skal have forholdet afklaret, før tilmeldingen kan flyttes.
• Ved ratebetaling og abonnement skal profilen have et gyldigt registreret betalingskort og en betalingsaftale. En uafklaret tidligere opkrævning kan blokere flytningen.

Følgende kræver hjælp fra administrationen: administrativt oprettede tilmeldinger, familietilmeldinger, forældre/barn-hold og destinationshold med obligatoriske ekstra oplysninger eller tilkøb.

Et medlem kan håndtere sin egen tilmelding. En forældreprofil kan også flytte en tilmelding for et tilknyttet barn, når invitationen og den eksisterende tilmelding tilhører barnet. Søskende kan ikke flytte hinandens tilmeldinger.

Sådan ser flowet ud for medlemmet

1. Medlemmet får en invitation fra ventelisten. Tilbuddet vises under Min profil og på det relevante holds side, når funktionen er tilgængelig.
2. Medlemmet vælger “Flyt fra et andet hold”. Systemet viser de eksisterende tilmeldinger, som opfylder kravene til flytning.
3. Medlemmet vælger det hold, der skal erstattes. Systemet viser profil, gammelt hold, nyt hold og de relevante betalingsoplysninger.
4. Medlemmet accepterer og bekræfter flytningen. Hvis der er en merbetaling, skal betalingen gennemføres. Hvis der ikke er en merbetaling, gennemføres flytningen uden en særskilt betaling.
5. Systemet gennemfører flytningen. Den gamle tilmelding afsluttes, den nye aktiveres, og invitationen bruges. Der sendes en bekræftelsesmail med oplysninger om flytningen.

Den gamle holdplads frigives først, når flytningen er gennemført. Medlemmet kan følge en igangværende flytning via Se flytningens status.

En gyldig invitation giver adgang til den tilbudte plads, også hvis holdets maksimale deltagerantal er nået. Det er stadig de øvrige krav ovenfor, der afgør, om en eksisterende tilmelding kan flyttes.

Betalingsregler

Sæsonhold betalt samlet

Hvis Opkræv prisdifference er aktiveret, sammenholder systemet den betaling, der kan medføres fra den gamle tilmelding, med den beregnede pris på det nye hold efter relevante rabatter. Kun en positiv forskel opkræves.

Eksempel: Der kan medføres 800 kr. fra det gamle hold, og prisen på det nye hold beregnes til 1.000 kr. Medlemmet betaler 200 kr. ved flytningen. Er indstillingen Ingen merbetaling, opkræves forskellen ikke.

Et billigere hold giver ingen automatisk tilbagebetaling. Et eventuelt indmeldelsesgebyr medføres ikke som betaling for det nye hold og opkræves ikke igen som en del af flytningen.

Ratebetaling og abonnement

• Der opkræves ingen prisdifference ved flytningen, uanset indstillingen for merbetaling.
• Den eksisterende betalingsaftale bevares.
• Fremtidige opkrævninger på den gamle tilmelding stopper. Opkrævninger på den nye tilmelding følger destinationsholdets priser og betalingsplan fra næste relevante opkrævningsdato efter flyttedagen.
• Allerede betalte beløb omberegnes eller tilbagebetales ikke.
• Gamle eller allerede forfaldne rater på det nye hold opkræves ikke igen som følge af flytningen.
• Har det nye hold ingen fremtidige opkrævninger inden for holdets slutdato, planlægges der ingen yderligere opkrævning på den nye tilmelding.

Hvis medlemmet afbryder, eller betalingen fejler

Ved en flytning med merbetaling reserveres pladsen i højst 15 minutter og aldrig længere end invitationens gyldighed. Hvis flytningen ikke gennemføres, bevares den gamle tilmelding. En igangværende betaling kan skulle afklares, før systemet kan afslutte eller afbryde flytningen.

Hvis en merbetaling er trukket, men flytningen ikke kan gennemføres, håndterer systemet tilbageførsel af merbetalingen. Den gamle tilmelding bevares. Bed medlemmet kontrollere flytningens status, før vedkommende forsøger igen eller opretter en ny tilmelding.

Andre ventelister beholdes ved en gennemført flytning.

Flytning, ekstra hold eller nej tak?

• Flyt fra et andet hold: Erstatter den valgte eksisterende tilmelding.
• Tilmeld som ekstra hold: Starter en almindelig tilmelding til det tilbudte hold og beholder de nuværende hold. Betalingen følger det almindelige tilmeldingsflow.
• Nej tak: Afviser den konkrete ventelisteinvitation. Eksisterende holdtilmeldinger beholdes.

En forældreprofil, der ser et barns tilbud, skal skifte til barnets profil for at vælge Tilmeld som ekstra hold eller Nej tak.

Fejlfinding for administratorer