Medlemsoversigt

Obs! Opstaldning vises kun for rideklubber.

1. Type af tilmelding - Vælg hvilken type tilmeldinger som ønskes vist. (opstaldning er kun synlig for rideklubber)
2. Aktive, Afmeldt & Flyttet - Vælg om der skal vises aktive, afmeldte eller flyttede admin tilmeldinger.
   • Aktive - Se de aktive admin tilmeldinger for den valgte type.
   • Afmeldte - Se de afmeldte admin tilmeldinger for den valgte type.
   • Flyttet - Se de flyttede admin tilmeldinger for den valgte type.
3. Hold/Kontingent information - Se information om admin tilmeldingen. Der vises hvilket hold/kontingent vedkommende er admin tilmeldt, hvornår tilmeldingen er sket, om der blev betalt noget og evt kommentarer.
4. Medlemsinformation - Se information omkring hvilket medlem der blev tilmeldt. Der vises medlemsnummer, navn, mail og telefon.

Når der klikkes på knappen tilmeldingsliste kommer der to muligheder frem. Der kan vælges to måder at få vist listen:

1. Alfabetisk - listen sorteres alfabetisk.
2. Medlemsnummer - listen sorteres efter medlemsnumre.

1. Konto til kontant betaling - Her kan du vælge hvilken konto kontant betaling af gæld skal registreres på. Dette skal altid være en aktiv/likvid konto, det kan f.eks være kontant kassen eller jeres bankkonto hvis betalingen er sket f.eks via bank overførelse.
2. Konto til eftergivelse af gæld - Her kan du vælge hvilken konto eftergivelse af gæld skal modposteres på. Beløbet vil altid blive trukket ud af debitor kontoen, men der skal også angives hvilken driftskonto (Indtægter/udgifter) beløbet trækkes væk fra. Det kan f.eks være kontingent m.m.
3. Dato- Indsæt den dato du modtog kontant betalingen eller hvornår du eftergiver gæld.
4. Knapper - Der er fire knapper med forskellige muligheder for hvert medlem i restance. Beskrivelserne herunder er knapperne fra venstre mod højre:
   • Træk på kreditkort (Grøn) - Her kan du igen forsøge at trække det angivet beløb fra medlemmets tilknyttede kreditkort. Du kan forsøge at trække så ofte du vil, og når betalingen går igennem vil medlemmet få en mail om dette. Medlemmet får ikke en mail hver gang der forsøges at trække restancen. Når du klikker på knappen og forsøger at trække pengene kan der ske 2 ting:
     • Mulighed 1: Trækket går igennem og medlemmets restance forsvinder.
     • Mulighed 2: Der kan fortsat ikke trækkes penge fra medlemmets kreditkort og restancen forbliver i systemet.
   • Bogfør som kontant betaling (Grå) - Her kan du klikke for at bogføre det angivet beløb som en kontant betaling. HUSK at sæt en konto at postere beløbet på i toppen af vinduet (Punkt 1). Hvis hele restancen er betalt bliver medlemmet fjernet fra restancelisten.
   • Anmod om opdatering af kort information (Grå) - Her kan du klikke for at sende en mail til medlemmet der beder dem om at gå til deres profil og opdatere deres kortinformation. Når medlemmet har opdateret sine kortinformationer kan der igen prøves at trække penge ved at klikke på den grønne knap.
   • Eftergivelse af gæld (Rød) - Her kan du klikke for at eftergive det angivet beløb fra medlemmets restance. HUSK at sætte en konto til modpostering i toppen af vinduet (Punkt 2) Hvis hele restancen efter eftergivelse derefter er nul vil medlemmet blive fjernet fra restancelisten.
5. Restancelisten - Her kan du se informationer på medlemmet/medlemmerne i restance:
   
   • ID# - Her kan du se medlemmets bruger ID.
   • Navn - Her kan du se fornavn og efternavn på medlemmet.
   • Mail - Her kan du se e-mail på medlemmet.
   • Tlf - Her kan du se telefonnummeret på medlemmet.
   • Kort opdateret - Her kan du se dato og klokkeslet for hvornår medlemmet sidst har opdateret deres kortinformation.
   • Fejlbesked - Her kommer der en besked frem når du har forsøgt at trække restancen på medlemmets kort og dette fejlede. Denne besked er det svar der kommer fra jeres indløsningsaftale (f.eks Clearhaus, NETS, Swedbank m.m.).  Nogle af de mere almindelige fejlbeskeder er: 
     • Exceeds withdrawal amount limit - Denne besked kommer frem når beløbet ikke kunne trækkes fra kortet.
     • Do not honour - Denne besked er desværre rimelig upræcis. Dette kan betyde at kortet blev afvist grunden mistanke om svindel (typisk grundet manglende 3D secure) eller andre problemer indløsningsaftalen ikke kunne definere.
6. Beløb - Som standard er det det fulde skyldige beløb som vises i denne kolonne. Det er muligt at indtaste et lavere beløb, hvis man kun ønsker at inddrive eller eftergive noget af gælden. 

Her vælges den type konti som skal vises på oversigten. Hver gang siden loades vil det være medlemmer som bliver vist. Herunder er en beskrivelse af de forskellige konto typer:

• Medlemmer - Her vises jeres aktive medlemmer. Et aktivt medlem er en person som er tilmeldt enten et eller flere kontingenter eller hold. 
• Inaktive - Dette er profiler som er inaktiveret. Det kan f.eks være profiler for folk der har opsagt deres medlemskab i foreningen.
• Restance - Dette er profiler som har en restance tilknyttet.
• Profiler - Dette er profiler der er oprettet i systemet men ikke har nogen aktive tilmeldinger til kontingenter eller hold.
• Alle - Dette viser alle profiler - altså alle ovenstående typer i en samlet liste.

Det er muligt at vælge hvilke kolonner som skal vises på oversigten. Listerne kan også eksporteres til Excel og PDF.

• Kolonne - Ved at klikke på kolonne knappen får man mulighed for at klikke de kolonner af som man ikke ønsker vist. På den måde kan man selv tilpasse sin egen individuelle visning af oversigten.

• Eksporter - Listen kan eksporteres i forskellige formater. Ved at klikke på Excel eksporteres listen som Excel dokument og ved at klikke på PDF eksporteres listen som PDF dokument. Det er kun de kolonner du har valgt og få vist som bliver printet, så du kan tilpasse din eksport på denne måde. 

Man kan klikke på selve navnet for at segmentere listen alfabetisk eller numerisk på den ønskede kolonne. For eksempel ved at klikke på kolonnen "Navn" vil visningen sortere sig alfabetisk så alle med A vises først osv. Hvis man for eksempel klikker på kolonnen "ID" vil den med ID 1 vises først, så ID 2 osv. Herunder er en beskrivelse af alle de tilgængelige medlemsdata i oversigten:

• ID - Her kan man se medlemsnummeret for hver enkel profil.
• Navn - Det fulde navn på hver enkel profil.
• Køn - Her vises profilens køn.
• Konto - Her kan i se hvilken kontotype hver enkel profil er.
  • Hovedkonto - Dette er en almindelig konto.
  • Familie (x) - Dette er en familiekonto. Disse konti er knyttet til en hovedkonto der administrerer dem. Det kan f.eks være en forældre der har en hovedkonto og så har en eller flere familiemedlemmer under sig. Nummeret i parantesen er medlemsnummeret på den tilknyttede hovedkonto.
• Familie ID - Her kan der nemt segmenteres på familie ID, som giver mulighed for bedre overblik over hvem som er i familie sammen.
• Fødselsdag - Her vises fødselsdagen for hver enkelt profil.
• Alder - Her vises alderen  for hver enkel profil.
• Mail - Her vises E-mail for hver enkel profil.
• Tlf - Her vises telefonnummeret for hver enkelt profil.
• Adresse - Her vises adressen for hver enkelt profil.
• Postnr  - Her vises postnummeret for hver enkelt profil.
• By - Her vises by for hver enkelt profil.
• SidsteLogin - Her vises hvornår hver enkelt profil sidst var logget ind.
• Oprettet - Her vises hvornår hver enkelt profil blev oprettet.
• Kontingenter - Her vises en liste over aktive tilmeldinger til kontingenter for hver enkelt profil
• Hold - Her vises en liste over aktive tilmeldinger til hold for hver enkelt profil.
• Venteliste - Her vises  en liste over aktive tilmeldinger til ventelister for hver enkelt profil.
• Brugerroller - Her vises hvilken/hvilke brugerroller der er tildelt hver enkelt profil.

Her kan man som administrator se og redigere i hver enkelt profils informationer. Der er en smule forskel på visningen på en hovedkonto og på en familiekonto. Herunder er først hovedkonto funktionaliteter beskrevet og derefter familiekonto.

Hovedkonto

1. Tilføj Familiemedlemmer - Hvis den valgte profil er en hovedkonto kan man her tilføje andre hovedkonti under den valgte profil som familiemedlemmer.
2. Niveau - Obs! denne funktion er kun vist hos foreninger som har bedt om mulighed for niveaustyring. Hvis niveau er aktivt, kan der her vælges niveau for medlemmet. (Instruktørerne kan også gøre dette fra deres instruktørområde).
3. Profil billede - Her kan man tilføje et profil billede.
4. Mail- Her kan man se profilens hovedmail, samt nulstille profilens kodeord.
5. Nyhedsbrev - Her kan man se om profilen har sagt ja eller nej til at modtage nyhedsbreve fra jer.
6. Fornavn - Her kan man se fornavnet på profilen.
7. Efternavn - Her kan man se efternavnet på profilen.
8. Adresse - Her kan man se adressen på profilen.
9. Fødselsdag - Her kan man se fødselsdagen på profilen.
10. Telefon - Her kan man se telefonnummeret på profilen.
11. Ekstra mail 1 - Her kan der tilføjes en ekstra mail til profilen. Denne mail vil også modtage alle mail sendt til denne profil.
12. Ekstra mail 2 - Her kan der tilføjes en ekstra mail til profilen. Denne mail vil også modtage alle mail sendt til denne profil.
13. Køn - Her kan i se hvilket køn denne profil er.
14. Opdater oplysninger - Tryk på denne knap for at gemme eventuelle rettelser man har lavet.

Familiekonto

1. Ændre denne konto til en hovedkonto - Her kan man løsrive et familiemedlem så familiemedlemmet får sin egen hovedkonto hvor de kan logge ind på. Det kan for eksempel være hvis et barn er blevet 18 år og nu selv skal styre sin profil, betale m.v. Der skal indtastes en ny email i feltet for at kunne løsrive familieprofilen og oprette en ny hovedkonto.
2. Niveau - Obs! denne funktion er kun vist hos foreninger som har bedt om mulighed for niveaustyring. Hvis niveau er aktivt, kan der her vælges niveau for medlemmet. (Instruktørerne kan også gøre dette fra deres instruktørområde).
3. Profil billede - Her kan man tilføje et profil billede.
4. Mail- Her kan man se profilens hovedmail, samt nulstille profilens kodeord.
5. Nyhedsbrev - Her kan man se om profilen har sagt ja eller nej til at modtage nyhedsbreve fra jer.
6. Fornavn - Her kan man se fornavnet på profilen.
7. Efternavn - Her kan man se efternavnet på profilen.
8. Adresse - Her kan man se adressen på profilen.
9. Fødselsdag - Her kan man se fødselsdagen på profilen.
10. Telefon - Her kan man se telefonnummeret på profilen.
11. Ekstra mail 1 - Her kan der tilføjes en ekstra mail til profilen. Denne mail vil også modtage alle mail sendt til denne profil.
12. Ekstra mail 2 - Her kan der tilføjes en ekstra mail til profilen. Denne mail vil også modtage alle mail sendt til denne profil.
13. Køn - Her kan i se hvilket køn denne profil er.
14. Opdater oplysninger - Tryk på denne knap for at gemme eventuelle rettelser man har lavet.

Det er muligt at deaktivere og slette en bruger ved at klikke på denne knap. Når knappen benyttes vil medlemmet automatisk blive afmeldt de hold og kontingenter som de måtte være tilmeldt.

Efter i har klikket på denne knap vil medlemmets profil blive sat som inaktiv. Hvis medlemmets profil skal fjernes 100% fra system, gøres det via inaktive profil.

1. Vælg inaktive profil

2. Slet profilen 100% fra systemet

3. Genaktiver profil

Der kan skrives interne noter på hvert enkelt medlem. Det bruges for eksempel til at indsætte en information som er vigtig at huske på et givent medlem. Det er kun administratorer med adgang til medlemsoversigen som kan se de noter som indtastes på medlemmet her.

1. Navn - Her vises navnet på medlemmet
2. Tilmeldinger - Her kan man segmentere mellem forskellige tilmeldinger og se tidligere tilmeldinger under inaktive.
3. Admin tilmeld et medlem - Her har man muligheden for at admin tilmelde en person til et hold eller kontingent. OBS: Et admin tilmeldt medlem vil aldrig blive trukket for denne tilmelding, da der ikke er tilknyttet noget betalingskort fra medlemmet selv.

3.1 - Admin tilmeld medlem til et hold - Klik på den grønne knap "Admin tilmeld medlem til et hold" for at åbne op for formularen til at admin tilmelde et medlem.

3.2 -Vælg hold/kontingent - Her vælges hvilket hold eller kontingent medlemmet skal tilmeldes.

3.3 - Betaling - Her kan tilføjes det beløb medlemmet har betalt, f.eks hvis de har betalt kontant eller via bankoverførelse.

3.4 - Konto til bogføring - Her vælges hvilken konto pengene skal gå ind på (Hvis medlemmet har betalt noget kontant m.v.)

3.5 - Kommentar - Her kan man tilføje en kommentar til admin tilmeldingen f.eks hvorfor de admin tilmeldes.

3.6 -Tilmeld medlem - Klik på den grønne knap "Tilmeld medlem" for at gennemføre tilmeldingen.

   4. Hold/Kontingent information - Her kan man se generelle informationer omkring tilmeldingen.             Hvilket Hold/Kontingent det er, hvornår medlemmet blev tilmeldt og hvornår næste træk sker.

   5. Flyt hold - Her kan man flytte et medlem fra det valgte hold til et eller flere hold/kontingenter. Der         er også mulighed for at sætte flytningen til at ske på en bestemt dato i fremtiden.

5.1 - Vælg hold - Klik på dropdown menuen og vælg det hold som medlemmet skal flyttes til. 

5.2 - Dato for flyt - Som standard er det dags dato som er valgt, men der kan frit vælges en dato frem i tiden, hvis ikke flyttet skal tage effekt med det samme. Klik på kalenderikonet for at få en datovælger frem. Hvis dags dato vælges, så flyttes medlemmet med det samme og medlemmet modtager en mail med information omkring flyttet. Hvis en dato frem i tiden vælges, vil medlemmet først modtage en mail omkring holdflyttet på den dato som er indsat i feltet dato for flyt.

5.3 - Opkræv difference - Hvis denne klikkes af vil medlemmet modtage en mail med betalingslink for at betale den difference som er fra det hold som flyttes fra og til. Det vil sige at hvis det hold som medlemmet flyttes fra koster kr. 1000,- og det hold som flyttes til koster 1400,- så vil medlemmet skulle betale difference på kr. 400,- før holdflyttet sker. Hvis ikke dette felt klikkes af, så bliver medlemmet flyttet uden at blive bedt om at betale differencen.

5.4 - Rater- Hvis der flyttes til et hold med rater, er der mulighed for at vælge om ratebetalingen skal fortsætte, så hver enkelt rate bliver opkrævet enkeltvis eller om man ønsker at opkræve som samlet betaling for resterende rater. Hvis man ønsker sidstnævnte skal denne klikkes af.

   6. Afmelding - Her kan man afmelde et medlem fra den valgte tilmelding. Der skal angives en dato           for afmeldingen, hvis datoen er dags dato bliver medlemmet afmeldt med det samme. For at                 afmelde skal man først vælge en dato og derefter klikke på knappen "Afmeld" til højre for dato               feltet. Der kan også vælges en dato frem i tiden, så vil afmeldingen først ske på den valgte dato.

Her kan man se alle kvitteringer som er tilknyttet til medlemmet, samt refundere penge tilbage til medlemmet. Man kan enten refundere pengene tilbage til medlemmets kreditkort eller som point. Dette uddybes længere nede.

1. Navn - Her vises navnet på det medlem som man har klikket ind på
2. Søg - Her kan man søge med fritekst imellem kvitteringerne, hvis man hurtigere vil finde en bestemt kvittering.
3. Listevisning - Her er en oversigt over alle kvitteringer og deres status.
   1. Ordre# - Her kan man se ordrenummeret på kvitteringen.
   2. Type - Her vises typen af betaling. Det kan for eksempel være, Event tilmelding, shop køb, holdtilmelding, udlejning m.v.
   3. Status - Her vises status på den enkelte kvittering.
      1. Gennemført betyder at betalingen er gennemført.
      2. Under behandling betyder at betalingen for dette køb ikke er gennemført endnu. Det kan for eksempel være at medlemmet har købt en vare i shoppen og I endnu ikke har udleveret produktet og dermed ikke har trukket pengene i shop salg endnu.
   4. Beløb - Her vises det samlede beløb for hver enkelt kvittering. I bunden af denne kolonne er der summeret en total for alle betalinger for det pågældende medlem.
   5. Dato - Datoen viser hvilken dato som betalingen skete.
4. Se kvittering og lav refunderinger - Her klikker man for at se udvidet information om kvitteringen samt muligheden for at refundere dele eller hele kvitteringsbeløbet til medlemmet. Når der refunderes til et medlem klarer Zakobo automatisk bogføringen for jer.
   
   1. Information - Her ses generel information omkring betalingen.
   2. Enhed - Her vises hvad der er betalt for, og hvis der er lavet en refundering vises også hvad der er blevet refunderet.
   3. Beløb - Her vises beløbet for kvitteringen, der vises også beløbet for refunderinger såfremt der er lavet en refundering på betalingen. På billedet herunder er der foretaget en refundering på kr. 450,- hvorefter totalen er på kr. 1000,- og det er nu kun kr. 1000,- som kan refunderes. 
   4. Refundering - Her har man mulighed for at refundere alt eller dele af det betalte beløb. Når man refunderer et beløb bogføre systemet automatisk refunderingen til de korrekte konti i regnskabet. I feltet indtastes det beløb som man ønsker at refundere til medlemmet.
   5. Refunder til pointkonto - Hvis denne klikkes af vil medlemmet modtage refunderingen i point. 1 point svarer til kr. 1,-. Medlemmet kan så bruge pointene til at betale for næste hold/kontingent, shopkøb eller lignende. Ofte bruges point for at beholde pengene i foreningen i stedet for at udbetale pengene til kreditkortet.
   6. Refunder til kreditkort - Hvis denne klikkes af vil medlemmet modtage refunderingen på deres kreditkort, hvor pengene indsættes.
   7. Refunder - Klik på knappen "Refunder" for at gennemføre refunderingen.
   8. Kommentar - Her kan man skrive en kommentar til den refundering som man er i gang med at lave. Kommentaren vil efterfølgende blive vist på oversigten, så man kan se hvorfor en refundering tilbage i tiden er blevet foretaget.

Her kan man tildele og fjerne point på et medlem. 1 point svarer til kr. 1,-. Det er meget forskelligt hvordan point bruges i foreningerne. Nogle giver point til personer som skal have en rabat eller som har hjulpet til i klubben, for eksempel til et event eller lignende. Andre giver point til medlemmer i stedet for at tilbageføre pengene til medlemmets kreditkort. På den måde forbliver pengene i foreningen i stedet for at udbetale dem til medlemmet. Man kan som forening selv bestemme hvor medlemmerne skal kunne bruge pointene. Dette er beskrevet længere nede i denne guide.

1. Point - Her indtastes det antal point som ønskes at tildele til medlemmet. Det er også muligt at fratage point fra et medlem, husk at angiv et minus foran beløbet hvis du vil trække point fra kontoen.
2. Gem point - Klik på gem knappen for at tildele pointene til medlemmets konto.
3. Kommentar - Her kan man indtaste en kommentar til hvorfor man som administrator har tildelt point til medlemmet. Dette vil blive vist i historikken, så man kan huske hvorfor et medlem har fået tildelt point.
4. Historik / overblik - Her vises de seneste point tildelinger for det valgte medlem. Kommentaren til hver enkelt point tildeling vises, datoen hvor pointene blev tildelt samt antal point og samlet saldo.

Som nævnt tidligere i denne guide kan man som forening selv styre hvor medlemmerne må bruge pointene. Dette kan vælges ved at gå til "Indstillinger" -> "Generelle indstillinger" og så krydse af i de områder som medlemmerne må bruge pointene.