Gå til hovedindhold

Medlemsrapport

Martin Brink Madsen
  • Opdateret

Med medlemsrapporten kan du opbygge rapporter over medlemmer ud fra en bestemt periode og en række kriterier.

Du kan blandt andet opdele medlemmer efter alder, køn, kommune, postnummer, hold, lokation, medlemsstatus, niveau og betaling. Rapporten kan enten vise en samlet optælling eller de enkelte medlemmer, der opfylder kriterierne.

Rapporter kan gemmes og genbruges senere.

Rapportopsætning

Øverst på siden finder du de overordnede indstillinger for rapporten.

Rapporttitel

Angiv et navn på rapporten, f.eks. CFR medlemsrapport 2026 eller Aktivitetstilskud 2026.

Titlen vises også på den færdige rapport.

Standardperiode

Vælg den periode rapporten som udgangspunkt skal tage udgangspunkt i.

Når du opretter nye kriterier, anvendes denne periode automatisk. Perioden kan efterfølgende ændres individuelt på hvert kriterie.

Data i rapporten

Her vælger du hvilke oplysninger, der skal vises for de medlemmer, som opfylder kriterierne.

Du kan blandt andet vælge:

  • BrugerID
  • Fornavn og efternavn
  • Køn
  • Fødselsdato og alder
  • Mail og telefon
  • Adresse, postnummer, by og kommune
  • Antal dage aktiv
  • Samlet holdbetaling
  • Holdbetalinger inkl. tidligere betalinger
  • Niveau
  • Nyhedsbrevssamtykke
  • Træningsminutter
  • Antal træningsgange
  • Antal træningsdage
  • Antal hold
  • Hold
  • Tilmeldingsdato
  • Første aktivitet
  • Sidste aktivitet
  • Gennemsnitlige træningsminutter pr. aktiv uge

Nogle muligheder kan afhænge af hvilke moduler foreningen anvender.

Hvordan beregnes data i rapporten?

De fleste oplysninger, såsom navn, mail, telefon, adresse og fødselsdato, hentes direkte fra medlemmets profil.

Nedenfor kan du læse mere om de felter, der beregnes ud fra medlemskab, holdtilmeldinger, betalinger og aktiviteter.

Antal dage aktiv viser antallet af kalenderdage, hvor medlemmet har været aktivt tilmeldt mindst ét relevant hold inden for kriteriets valgte periode.

Beregningen tager blandt andet højde for:

  • Rapportens fra- og til-dato
  • Medlemmets tilmeldingsdato
  • Eventuel udmeldingsdato
  • Holdets start- og slutdato
  • Indstillingen Tæl fra tilmeldingsdato ved sæsonhold

Hvis medlemmet er tilmeldt flere hold samtidig, tælles overlappende perioder kun én gang. Et medlem kan derfor ikke få flere aktive dage end der findes i den valgte periode.

Bemærk: Aktive dage afhænger ikke af holdets træningsdage. Et medlem kan derfor være aktivt på dage, hvor der ikke er planlagt træning.

Viser medlemmets samlede registrerede holdbetaling inden for kriteriets valgte periode.

Beløbet beregnes ud fra de registrerede betalingstransaktioner, der er knyttet til medlemmet.

Dette datapunkt tager udgangspunkt i de holdtilmeldinger, hvor medlemmet har været aktivt inden for kriteriets valgte rapportperiode.

I modsætning til Holdbetalinger medtages også relevante betalinger, som blev foretaget før rapportperiodens start.

Det kan eksempelvis være relevant, hvis et medlem er aktivt på et hold i 2025, men har betalt hele eller dele af kontingentet i december 2024.

  • Holdbetalinger viser kun betalinger foretaget inden for rapportperioden.
  • Holdbetalinger inkl. tidligere betalinger viser samme betalinger samt relevante betalinger foretaget før periodestart.

Det udvidede beløb vil derfor altid være det samme som eller højere end Holdbetalinger.

Viser det niveau, der er registreret på medlemmets profil.

Denne mulighed vises kun for foreninger, der anvender niveaumodulet.

Viser det samlede antal planlagte træningsminutter, medlemmet har haft på sine hold inden for perioden.

For hver træning beregnes varigheden ud fra træningens start- og sluttidspunkt. Herefter findes de træningsdage, der ligger inden for den periode, hvor medlemmet har været tilmeldt holdet.

Beregningen tager højde for:

  • Rapportens valgte periode
  • Medlemmets tilmeldingsdato
  • Eventuel udmeldingsdato
  • Holdets start- og slutdato
  • Holdets ugentlige træningstider
  • Træningens start- og sluttidspunkt
  • Registrerede lukkedage, hvis lukkedage er aktiveret på holdet

Eksempel: Har et medlem én ugentlig træning på 90 minutter i 10 relevante træningsuger, vil rapporten vise 900 træningsminutter.

Bemærk: Træningsminutter viser planlagt aktivitet ud fra holdtilmeldingen. Det er ikke en registrering af faktisk fremmøde.

Viser hvor mange planlagte træningspas medlemmet har haft inden for perioden.

Hvis medlemmet eksempelvis har to forskellige træninger på samme dag, tæller dette som to træningsgange.

Registrerede lukkedage tælles ikke med.

Viser hvor mange forskellige kalenderdage medlemmet har haft mindst én planlagt træning.

Har medlemmet to eller flere træningspas på samme dato, tæller dagen kun som én træningsdag.

Antal hold viser hvor mange forskellige hold medlemmet har været aktivt tilmeldt inden for den valgte periode.

Hold viser hvilke hold der ligger til grund for medlemmets aktivitet i perioden.

Viser den tidligste faktiske dato, hvor medlemmet blev tilmeldt et relevant hold, som medlemmet har været aktiv på inden for rapportperioden.

Hvis medlemmet allerede var tilmeldt før rapportperiodens start, vises dette tydeligt, f.eks. som Før periodestart (27-11-2024).

Tilmeldingsdato er adskilt fra Første aktivitet. Tilmeldingsdatoen viser, hvornår medlemmet blev tilmeldt, mens Første aktivitet tager udgangspunkt i den første planlagte træningsdag inden for den relevante periode.

Første aktivitet og Sidste aktivitet tager udgangspunkt i medlemmets planlagte træninger inden for den periode, hvor medlemmet har været tilmeldt.

Et medlem kan derfor eksempelvis være aktivt fra 1. januar, mens første aktivitet først er 6. januar, hvis dette er holdets første planlagte træningsdag.

Beregningen tager højde for medlemmets tilmeldingsperiode, holdets start- og slutdato, holdets træningsplan samt eventuelle registrerede lukkedage.

Hvis medlemmet dækker starten eller slutningen af rapportperioden, kan rapporten i stedet vise Ved periodestart, Ved periodeslut eller Hele perioden.

Viser det gennemsnitlige antal planlagte træningsminutter pr. uge, hvor medlemmet har haft aktivitet.

Dette gør det eksempelvis muligt at sammenligne aktivitetsniveauet mellem medlemmer, selvom de ikke har været tilmeldt i lige lang tid.

Vis medlemmer

Aktivér Vis medlemmer, hvis rapporten ud over den samlede optælling også skal vise de enkelte medlemmer under hvert kriterie.

Hvis funktionen ikke er aktiveret, vises kun det samlede antal medlemmer for kriteriet.

Tæl fra tilmeldingsdato

Ved sæsonhold kan du vælge at beregne aktive dage fra medlemmets faktiske tilmeldingsdato frem for holdets startdato.

Dette kan blandt andet være relevant ved CFR-opgørelser.

Kriterier

Et kriterie bestemmer hvilke medlemmer der skal tælles med i en bestemt gruppe.

Du kan oprette flere kriterier i samme rapport. Eksempelvis:

  • 0-12 år
  • 13-18 år
  • 19-24 år
  • 25 år og derover

Hvert kriterie bliver vist som en selvstændig gruppe i den færdige rapport.

Et medlem skal opfylde alle de valgte krav i kriteriet for at blive medtaget. 

Periode og medlemskrav

Periode

Angiv hvilken periode kriteriet skal undersøge.

Perioden udfyldes automatisk fra rapportens standardperiode, men kan ændres individuelt.

Aktive dage

Du kan angive både et minimum og et maksimum for hvor mange kalenderdage medlemmet skal have været aktivt tilmeldt mindst ét relevant hold i perioden.

Beregningen begrænses af rapportperioden, medlemmets tilmeldings- og eventuelle udmeldingsdato samt holdets start- og slutdato. Overlappende holdperioder tælles kun én gang.

Hvis du eksempelvis angiver minimum 30 dage, bliver medlemmer med færre end 30 aktive dage ikke medtaget.

Status i perioden

Her kan du afgrænse kriteriet efter, hvordan medlemmet har været tilmeldt relevante hold i den valgte periode.

Ingen statusafgrænsning
Medlemmets tilmeldingsstatus bruges ikke som et ekstra filter. De øvrige valgte kriterier gælder stadig.

Aktiv på en bestemt dato
Medlemmet skal have været aktivt tilmeldt mindst ét relevant hold på den valgte dato. Når denne mulighed vælges, angiver du også den dato, der skal kontrolleres.

Nytilmeldt i perioden
Medlemmet skal have fået mindst én relevant holdtilmelding i løbet af den valgte periode. Tilmeldingsdatoen fra holdtilmeldingen bruges til at afgøre dette.

Udmeldt i perioden
Medlemmet skal have en registreret udmeldingsdato på mindst én relevant holdtilmelding, som ligger inden for den valgte periode. At et hold blot når sin normale slutdato, betragtes ikke i sig selv som en udmeldelse.

Aktiv hele perioden
Medlemmet skal have mindst én relevant holdtilmelding, der dækker både periodens første og sidste dato. Det betyder ikke, at medlemmet har haft træning hver dag i perioden – kun at holdtilmeldingen har været aktiv gennem hele perioden.

Bemærk: Status tager udgangspunkt i holdtilmeldinger og ikke i faktisk fremmøde eller træningsdage.

Alder

Du kan angive:

  • Datoen som alderen skal beregnes på
  • Minimumsalder
  • Maksimumsalder

Det gør det eksempelvis muligt at undersøge medlemmer, som var mellem 7 og 12 år på en bestemt dato.

Køn

Vælg om kriteriet skal omfatte begge køn, kvinder eller mænd.

Niveau, samtykke og betaling

Niveau

Hvis foreningen anvender niveaumodulet, kan du vælge bestemte niveauer.

Du kan enten vælge medlemmer, der er blandt de valgte niveauer, eller medlemmer der ikke er blandt dem.

Nyhedsbrev

Du kan filtrere efter medlemmer, der har valgt:

  • Ja tak
  • Nej tak

Du kan også vælge ikke at afgrænse efter nyhedsbrevssamtykke.

Holdbetaling

Du kan angive minimum og/eller maksimum for medlemmets samlede holdbetaling i kriteriets periode.

Det kan eksempelvis bruges til at finde medlemmer, der har haft holdbetalinger på mindst 500 kr. i perioden.

Geografi og aktiviteter

Postnummer

Vælg et eller flere postnumre.

Du kan vælge mellem:

  • Er i – medlemmet skal bo i et af de valgte postnumre.
  • Er ikke i – medlemmer fra de valgte postnumre udelukkes.

Kun postnumre, som findes på profiler i systemet, vises.

Kommune

Kommuner fungerer på samme måde som postnumre.

Du kan medtage eller udelukke medlemmer fra bestemte kommuner.

Kommunedata baseres på de kommuneoplysninger, der er registreret på medlemmernes profiler.

Kontingenter og hold

Du kan vælge et eller flere hold og bestemme hvordan de skal anvendes:

  • På mindst ét af – medlemmet skal være tilmeldt mindst ét af de valgte hold.
  • På alle valgte – medlemmet skal være tilmeldt alle de valgte hold.
  • Ikke på nogen – medlemmer på de valgte hold udelukkes.

Både aktive og tidligere hold kan vælges.

Lokationer

Hold kan også afgrænses ud fra deres træningslokation.

Du kan vælge:

  • På mindst én
  • På alle valgte
  • Ikke på nogen

Opstaldninger

For rideklubber kan medlemmer desuden filtreres efter deres opstaldninger.

Download rapport

Når rapporten og kriterierne er klar, kan du vælge mellem:

  • PDF – Portræt
  • PDF – Landskab
  • CSV/Excel

Klik derefter på Download rapport.

CSV/Excel er normalt bedst, hvis data efterfølgende skal sorteres, bearbejdes eller bruges til videre beregninger.

PDF er velegnet til færdige oversigter og dokumentation.

Gem rapport

Hvis rapporten skal bruges igen senere, kan du klikke på Gem rapport.

Den gemte opsætning indeholder rapportens indstillinger og kriterier, så de ikke skal oprettes igen næste gang.

Gemte rapporter findes via knappen Gemte rapporter øverst på siden.

Herfra kan en tidligere rapport åbnes eller slettes.

Opdater kommunedata

Hvis medlemmer mangler eller har forældede kommuneoplysninger, kan du bruge Opdater kommunedata.

Systemet forsøger herefter at opdatere kommunedata ud fra medlemmernes registrerede adresser.

Behandlingen kan tage lidt tid, afhængigt af hvor mange profiler der skal behandles.

Et godt tip

Ved større rapporter kan det være en fordel først at oprette kriterierne og kontrollere de samlede antal uden Vis medlemmer.

Når kriterierne ser korrekte ud, kan Vis medlemmer aktiveres, hvis du også har brug for de enkelte medlemslinjer.

 

Relaterede artikler