Du kan med fordel højreklikke og åbne billedet på ny fane, for at få et større billede at kigge på.
1 - Konto til kontant betaling - Her kan du vælge hvilken konto kontant betaling af gæld skal registreres på. Dette skal altid være en aktiver/likvid konto, det kan f.eks være kontant kassen eller jeres bank konto hvis betalingen er sket f.eks via MobilePay eller bank overførelse.
2 - Konto til eftergivelse af gæld - Her kan du vælge hvilken konto eftergivelse af gæld skal modposteres på. Beløbet vil altid blive trukket ud af Debitor kontoen, men der skal også angives hvilken driftskonto (Indtægter/Udgifter) beløbet trækkes væk fra det kan f.eks være Kontingent m.m.
3 - Dato - Her kan du vælge hvilken dato du modtog kontant betalingen eller hvornår du eftergav noget gæld.
4 - 30 minutters spærring - Når der er forsøgt trukket restance, pålægges en 30 minutters spærring for nye forsøg på at håndtere restances. Dette er en nødvendighed, for ikke at kunne lave dobbelte forsøg på at trække en restance.
5 - Medlemmer i restance - Samlet tal for hvor mange restancer der findes på listen.
Husk den lille OBS her ift. at kunne rette beløb inden en restance håndteres. Man kan derved opkræve en del af et samlet beløb, eller nedskrive en del af et beløb ved brug af "Eftergivelses knappen" (punkt 10).
6 - Opdater - Tryk her for at opdatere restancelisten.
7 - Forsøg at trække alle restancer - Tryk på denne knap for at forsøge at trække alle på restancelisten. Gør dette 1 gang om dagen, de første par dage efter restancelisten er dannet. De medlemmer der stadig hænger på listen, kræver nok en ekstra mail eller opkald for at få dem til at opdatere kortoplysninger på deres profil.
8 - Restancelisten - Her kan du se informationer på medlemmet i restance:
-
Status - Her kan du se om der er klar til at blive forsøgt et træk, eller om der kræves handling / andet.
-
Medlem - Her kan du se ID, fornavn og efternavn på medlemmet.
-
Kontakt - Her kan du se e-mail og tlf. nr. på medlemmet.
- Kort opdateret - Her kan du se dato og klokkeslæt for hvornår medlemmet sidst har opdateret deres kortinformation.
- Seneste betalingsstatus - Her kommer der en besked frem når du har forsøgt at trække restancen på medlemmets kort og dette fejlede. Denne besked er det svar der kommer fra jeres indløsningsaftale (f.eks Clearhaus, NETS, Swedbank m.m.). Nogle af de mere almindelige fejlbeskeder er:
Exceeds withdrawal amount limit
Denne besked kommer frem når beløbet ikke kunne trækkes fra kortet.
Løsning: Medlemmet skal kontakte banken og oplyse fejlen. Der er formentlig et loft på hvor meget der kan hæves fra kortet.
Denne besked er desværre rimelig upræcis. Dette kan betyde at kortet blev afvist grunden mistanke om svindel (typisk grundet manglende 3D secure) eller andre problemer indløsningsaftalen ikke kunne definere.
Løsning: Medlemmet skal opdatere deres kreditkort, se guide her
Typisk samme som overstående, medlemmet skal gå ind og opdatere deres kort, hvor de kommer i gennem 3D secure før beløbet kan trækkes.
Løsning: Medlemmet skal opdatere deres kreditkort, se guide her
Medlemmet skal opdatere deres kort før der kan laves restancetræk
Opstår også hvis medlemmet ikke har været igennem 3D secure, eller hvis kortet er gammelt
Løsning: Medlemmet skal opdatere deres kreditkort, se guide her
Not sufficient funds / Insufficient funds
Der er ikke penge nok på kortet til at dække restancen
Løsning: Medlemmet skal indsætte flere penge på kortet for at restancen kan trækkes.
9 - Beløb - Her kan du rette beløbet til, dette benyttes til hvis du kun vil forsøge og trække en del af restancen eller vil eftergive noget af restancen
10 - Knapper - Her har du fire knapper med forskellige muligheder for hvert medlem i restance, fra venstre mod højre er knapperne:
- Træk kort - Her kan du forsøge at trække det viste beløb fra medlemmets tilknyttede kreditkort.
- Kontant - Her kan du klikke for at bogføre det viste beløb som en kontant betaling. HUSK at sætte en konto at postere beløbet på i toppen af vinduet (Punkt 1)
- Kortmail - Her kan du klikke for at sende en mail til medlemmet der beder dem om at gå til deres profil og opdatere deres kortinformation. Derefter kan du forsøge at trække restancen på deres kort.
- Eftergiv - Her kan du klikke for at eftergive det angivet beløb fra medlemmets restance. Det er muligt, at slette en del af restancen ved manuelt at ændre i beløbet i feltet til højre.
- HUSK at sætte en konto at modpostere på i toppen af vinduet (Punkt 2)
-
Restance fejlet - nulstil trækket - Trækket er her kørt fast og kan ikke forsøges opkrævet igen, før det er nulstillet. Tryk på den gule knap og vent 30 minutter. Dette sletter eller nulstiller ikke skyldige beløb.
Gennemgang af knapper (punkt 4)
Herunder har vi beskrevet hvordan du kan behandle medlemmerne i restance, alt efter om de skal trækkes på kort, har betalt kontant eller de skal eftergives restancen. Der er nogle ting du skal være OBS. på i denne forbindelse i forhold til korrekt bogføring, som du kan læse under hvert punkt.
For at trække restancen på medlemmets kort skal du klikke på den grønne knap vist her:
Herefter vil systemet forsøge at trække pengene, når transaktionen er behandlet vil medlemmet blive fjerner fra restancelisten hvis den fulde restance er dækket.
Hvis transaktionen ikke går igennem vil der under "Seneste betalingsstatus" stå hvad der gjorde at pengene ikke kunne trækkes.
Du kan forsøge at trække så ofte du vil, og når betalingen går igennem vil medlemmet få en mail om dette. Medlemmet får ikke en mail hver gang der forsøges at trække restancen.
Du kan bogføre en restance betaling kontant ved at klikke på den grå knap vist her:
VIGTIGT: Husk at vælg en konto at bogføre kontant betalingen på. Du vælger dette i toppen af restance vinduet, vist HER:
Når du klikker her vil systemet bogføre det angivet beløb på den valgte konto og trække det fra den samlede restance.
Er hele restancen beltalt bliver medlemmet fjernet fra restancelisten.
Du kan eftergive (slette) noget eller hele restancen på et medlem ved at klikke på den røde knap vist her:
VIGTIGT: Husk at vælg en konto at modpostere på, denne konto er hvor gælden skal fjernes i jeres indtægter. Du vælger dette i toppen af restance vinduet, vist HER:
Når du klikker her vil systemet bogføre det angivet beløb som en eftergivelse af gæld på den valgte konto og trække det fra den samlede restance.
Er hele restancen derefter nul vil medlemmet blive fjernet fra restancelisten.
Send mail til medlem: Opdatering af kort information
Hvis du oplever en af de overstående fejl fra punkt 5, så kan du automatisk sende en mail ud til medlemmet og bede dem om at opdatere deres kort oplysninger. Det er vigtigt medlemmer kommer gennem 3D secure godkendelse ellers vil de ikke blive trukket for deres betaling(er). Vi har lavet en guide til opdatering af kort information for medlemmer du kan læse her: Medlemmer - Opdatering af kreditkort